賛助会員だより

株式会社大塚商会

発注情報の透明性を確保し、
クラウドサービス利用で早期稼働も実現
〜青山学院大学での取り組み事例〜

■概要

　青山学院大学では、文部科学省による「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」の見直しに対応するため、調達・購買業務支援サービス『たのめーるプラス』を短期間で導入。20万円未満の現場発注が認められる購買に活用することで、発注状況の把握を可能にするほか、支払い漏れなどのトラブルの削減も実現しています。

2024年の創設150周年を見据えた「AOYAMA　VISION」に基づき、さまざまな取り組みを推進しています

■導入の背景

　青山学院大学は、青山キャンパス、相模原キャンパスに合わせて10学部・24学科・12研究科を擁しています。自由で円滑な研究を推進するために、20万円未満の調達に関しては発注担当部署を介さずに現場の教員が直接発注できることになっています。このルールにより、備品や用具などが必要になった場合、迅速に購入し、スムーズに研究を継続できるようになっているが、個別にさまざまなサプライヤーに発注するため、大学がその情況を把握するために煩雑な作業が必要となっていました。
　一方で、文部科学省が2007年に策定した「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」についての見直しが進められ、2014年２月に改正版の新ガイドラインが発表されました。本ガイドラインは、公的研究費の不正使用対策を目的として策定されましたが、その後も不正使用が後を絶たず、社会問題として大きく取り上げられたことから、このたびのガイドライン強化が実施されました。
　新ガイドラインでは『発注段階での支出財源の特定を行い、予算執行の状況を遅延なく把握できるようにする』とされています。20万円以上の支出については発注担当部署が把握できるので問題ないが20万円未満の現場発注分の対策をどうするのかということが課題となりました。

■短期間で導入可能な『たのめーるプラス』を採用

　『たのめーるプラス』は大塚商会がクラウドで提供し、さまざまな業種・業態のサプライヤーを登録することが可能です。また、ビックカメラ(電化製品)、モノタロウ(工具)、ミスミ(工具、金型)といったWebカタログサイトを持つサプライヤー各社と連携することが可能なため、『たのめーるプラス』内に商品マスターを登録する作業が不要となります。さらにクラウドで提供されるため、短期間での導入が可能です。

概念図

　理工学部を抱える相模原キャンパスでは工具などの特殊なものが必要となるため、そうした商品を扱うサプライヤーと連携できる点も魅力となりました。
　2014年７月『たのめーるプラス』本格検討。2014年11月相模原キャンパスで先行導入決定。大学としては、2014年度中に稼働させることを目標としていたため、早急に『たのめーるプラス』を活用できる状態にする必要がありましたが、わずか２カ月ほどでシステムの準備を整えました。2014年12月青山キャンパスも導入を決定しました。

■大学担当者の声

●「スケジュールはかなり厳しかったのですが、事前に何度か打ち合わせの機会を設けて何とか期限までに準備できました。外部カタログ連携のサプライヤーに加え４社を登録した状態で限定的に稼働を開始しました。」

●「2015年度については４月から10月末までに500件強の利用実績があります。」

●「教員からは『わかり易くて便利なシステムだ』という感想も寄せられ、利用数は順調に増加しています。」

●システムから経理部門が発注情報を把握できるので、支払漏れを防ぐことができるうえ、会計システムと連携させることで、もともと教員が行っていた手間を経理部門で代行するという試みを一部の学部で試験的に始めました。これは学科受付のスタッフにも好評で、もっとサプライヤーを増やしてほしいという要望も上がっています。」

●「今後も『たのめーるプラス』をはじめとしたさまざまなシステムを活用することでコンプライアンス要請にしっかりと応えていきたいと思いますが、私たちの役割は教員の研究活動をサポートすることであって、決して研究を止めることではありません。システムを効果的に活用しつつ、研究活動の促進を後押ししていくことが重要だと認識しています。」