賛助会員だより

日本システム技術株式会社

デジタルハリウッド大学における
GAKUEN/UNIVERSAL PASSPORT
導入事例
〜導入による期待と効果について〜

　大学向け総合パッケージシステム「GAKUEN」（事務システム）と「UNIVERSAL PASSPORT」（ポータルシステム）を導入した背景と経緯をデジタルハリウッド大学事務局長池谷和浩氏に伺いました。

■大学紹介

　デジタルハリウッド大学は、2005年にデジタルハリウッド株式会社により設立された株式会社立の大学です。
　１学部１学科でデジタルコンテンツ（3DCG、ゲーム・プログラミング、映像、グラフィック、Webデザイン、メディアアート）企画・コミュニケーション（ビジネスプラン、マーケティング、広報PR）の教育やグローバルな人材を育成する英語教育に力を入れています。さらに、現役の実務家教員が多数在籍しており、現場で通用する最先端の技術、知識を吸収できる環境を展開しています。

デジタルハリウッド大学キャンパス

■GAKUENシリーズ導入の背景

　導入の背景としては、サーバのリプレイスと同時に事務システムのバージョンアップを行い、既存システムの運用を継続する案と新規システムへの更改を同時に検討していました。旧システムにおいては、WebサービスとCRM、サーバ、出欠管理システム等を組み合わせて構成することで、学生支援の仕組みを定着することができましたが、度重なる開発のため「バグの解消が難しい」「データの連携におけるエラー」「いずれのシステムとも連動していない」など様々な課題を抱えていました。このような中で、より良いサービスを提供するために、新規システムの導入する方針を決定しました。

　システム選定の方針として、「学生と教員へ安定した学内プラットフォームを提供したい」、「学生と教員の利便性を向上させたい」、「職員の業務効率化を図りたい」という考えに基づき、システム構成や各社プロダクトを比較検討の結果、大学の質向上をプラットフォーム側からも下支えできると期待しGAKUENシリーズの導入が決定しました。

ポータルサイト画面

■導入後の効果

　GAKUENシリーズ導入後、教員と職員の業務効率化を特に実感しています。
　旧システムで課題となっていた、基幹システムとポータルシステム間の連携エラーがなく、ポータルシステムにおける情報も正確でたいへん役立っています。
　テスト機能では、問題、解答、配当点数を事前設定することで、学生が解答すると自動的に点数を反映することができます。これにより、採点業務の負担が減り授業の定員増加が可能となりました。また、集計が自動で実施され、平均点や正解率の統計を確認することができるため、授業の改善にも役立っています。
　そのほか、履修作業がスムーズになりました。旧システムでは履修エラー放置件数が367件発生していたのに対し、UNIVERSAL PASSPORTでは履修エラー件数が6件まで減ったため、履修に対する問い合わせも激減するという効果も表れています。

採点結果画面‐自動的に点数を反映（画面イメージ）

平均点、正解率などの統計情報を一覧で確認（画面イメージ）

　さらに随時開催されているGAKUEN製品勉強会への参加による新規職員の操作習得や大学の業務時期に合わせたメールマガジンの配信など、導入後もサポートが手厚くたいへん役立っています。これらを踏まえて効果検証を行ったところ、「業務効率が上がった」と数値上でも結果が出ています。その点については、学内でも高く評価されています。

業務効率化による削減時間（担当者の体感時間）

■今後の展望

　教職員業務の定着化や、学修ポートフォリオの運用（PDCAサイクルの再考）など、工夫が必要な点や取り組むべき課題も見えてきています。本学では、中長期計画において、教務システムによるUI/UXの向上やLMS（ラーニング・マネジメント・システム）による学修者中心の教育を実現することあげており、教務システムの導入について関心高く計画を進めてきました。
　今後も時流に合わせたGAKUENシリーズの機能拡充に期待し、ビジョン実現に取り組んでいきます。

■導入システム概要

• 職員向け基幹事務システム（GAKUEN EX）
  Base、教務、入試、学費、CreateReport
• 学生／教職員向けWebサービスシステム（UNIVERSAL PASSPORT RX）
  Base、教務、アプリ、授業、出欠管理、スマホ出席、IC出欠連携、学生、教室、学修ポートフォリオ、マイステップ
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